Korrespondenz
Die empfangenen Briefe müssen immer gescannt werden, um in ein elektronisches Archiv zu gelangen. Dabei sind mehrere Vorgehensweise möglich:
- Scannen direkt zum Patienten
- Tagespostbearbeitung - erst Scannen dann Zuordnen
Einzelnscannen
Hier wird erst der Patient selektiert. Je nach verwendeter Praxissoftware kann das Archie-Scanmodul entweder direkt aus der Karteikarte des Patienten aufgerufen werden (ixx.concept, ixx.comfort, MCS-ISYNET, Turbomed, Data-AL, Profimed, Softland EL, CompuMED M1, medistar, usw.) oder Archie wird mit dem aktuellen Patienten aufgerufen (z.B. Albis) und erst dann wird das Scanmodul angesprochen.
Gescanntes Dokument wird in Archie abgelegt und in dem Praxisprogramm wird ein Eintrag in der Karteikarte generiert. Über diesen Eintrag wird das entsprechende Dokument direkt geöffnet.
Die Dokumente können in verschiedenen Formaten gespeichert werden. Standardmässig speichert Archie diese als PDF-Dateien, was die weitere Verarbeitung erleichtert.
Bei dieser Vorgehensweise werden die Briefe zuerst mit einem Einzugscanner (Scanner mit dem automatischen Einzug) gescannt. Der Scanvorgang kann zwar je nach der Postmenge einige Minuten dauern, läuft aber automatisch im Hintergrund so dass die Benutzer in dieser Zeit anderen Tätigkeiten nachgehen können.
Nach dem Scannen werden die Dokumente in einem vordefinierten Ordner abgelegt. Von dort können diese nach und nach in Archie übertragen werden, wobei der Benutzer entscheidet welche Seiten zu einem Dokument gehören.
Der Eintrag in der Karteikarte der jeweiligen Praxissoftware wird generiert. Dabei ist es wichtig zu bemerken, dass nicht jedes Praxisprogramm diese sog. asynchrone Bearbeitung erlaubt. Problemlos funktioniert diese mit folgenden Programmen: ixx.concept, ixx.Isynet, Turbomed, Data-AL, Profimed, Softland EL, CompuMED M1, medistar, quincyWIN, S3.
OCR (Texterkennung)
Die integrierte Texterkennung ermöglicht ein Teil des gescannten Dokumentes zu markieren und dieses als Text zu übernehmen. Das lästige Abtippen fällt damit weg. Dadurch können mehr Informationen direkt in die Karteikarte des Patienten übernommen werden und der Arzt kann später den gewünschten Brief schneller finden.